Wat is het parket ? Parket Mechelen Beleidsplan Interne kwaliteitszorg

 

1.         Inleiding

 

Sedert de jaren '90 zijn er binnen justitie reeds heel wat initiatieven ondernomen om haar organisatie, beheer, beleid en leiding, efficiŽnter en doeltreffender te maken, met als finaliteit het vertrouwen van de burger in justitie te herstellen.  Voor wat betreft het Openbaar Ministerie in het bijzonder wordt gestreefd naar een kwalitatieve verbetering van haar output.    

 

In augustus 2005 heeft de Dienst Strafrechtelijk Beleid van de Federale Overheidsdienst Justitie aan een interuniversitaire wetenschappelijke groep de opdracht gegeven een model te ontwikkelen dat toelaat deze kwalitatieve output te meten en aan te geven hoe die kan verbeterd worden.  Begin 2006 heeft deze groep haar werkzaamheden met een eindverslag afgerond en een werkinstrument aangereikt: het IKZ-model. 

 

2.         Wat is IKZ?

 

IKZ staat voor Integrale Kwaliteitszorg en wordt gedefinieerd als: “een geheel van managementtechnieken gericht op het bewerkstelligen van de tevredenheid van cliŽnten door het volledige organisatieproces te onderwerpen aan een continu verbeteringsproces, waarbij een sterk belang wordt gehecht aan de participatie van alle medewerkers van de organisatie”[1].

 

IKZ vertrekt dus van de veronderstelling dat het optimaliseren van de interne processen bijdraagt tot de toename van de kwaliteit van de output, waardoor er efficiŽnter en doeltreffender gewerkt kan worden en de produktiviteit tot ieders tevredenheid toeneemt.  Bij dit voortdurend verbeteringsproces worden ook alle medewerkers van de parketorganisatie betrokken. 

 

3.         Wat is het IKZ-model?

 

Het IKZ-model is een theoretisch model dat bestaat uit organisatorische en resultaatgerichte aandachtsgebieden, opgesplitst in verschillende criteria en subcriteria.  Door zelfevaluatie dient de parketorganisatie deze (sub)criteria te concretiseren en na te gaan welke criteria goed scoren en welke criteria nog vatbaar zijn voor verbetering.  Op basis hiervan kunnen doelstellingen tot kwaliteitsverbetering en daaraan gekoppelde verbeterprojecten opgezet worden. 

 

4.         IKZ en het parket van Mechelen

 

De interuniversitaire wetenschappelijke groep wil haar theoretisch model in de praktijk uittesten en heeft daartoe een aantal parketten aangezocht om als pilootproject te fungeren, waaronder het parket van Mechelen, dat dit pilootproject in 2006 heeft aanvaard.  Andere pilootprojecten lopen in Chaleroi, Dendermonde en Huy. 

 

5.         Resultaten zelfevaluatie

 

Tijdens de werkzaamheden van de IKZ-zelfevaluatiegroep werd enerzijds vastgesteld dat voor een aantal subcriteria (b.v. externe communicatie en externe samenwerking) het parket van Mechelen hoog scoort zodat deze aandachtsgebieden geen onmiddellijke verbeteracties behoeven.  Anderzijds werden er ook aandachtsgebieden beklemtoont die wel voor verbeteracties in aanmerking komen, o.a. de interne communicatie.

 

6.         Probleemanalyse interne communicatie

 

De IKZ-zelfevaluatiegroep heeft vastgesteld dat de gebrekkige interne communicatie binnen het parket in hoofdzaak veroorzaakt wordt door:

 

  • een onvoldoende georganiseerd en gestructureerd kennisbeheer;
  • een niet voldoende omschrijving van de taakverdeling en verantwoordelijhheden;
  • het tekort schieten van de bestaande communicatiestructuren;
  • het onvoldoende centraal staan van het organisatiebelang;
  • individuele gedragingen of houdingen die de goede werking van het parket bezwaren;
  • gebrek aan communicatievaardigheden.

 

7.         Tactische doelstellingen

 

Op grond van deze vaststellingen werden in 2007 zes tactische verbeterdoelstellingen geformuleerd:

 

 

  • de toegankelijkheid van alle relevante informatie verbeteren door voor iedere informatie-inhoud het meest geschikte communicatiekanaal te bepalen;
  • de beschikbaarheid en exploiteerbaarheid van de documentatie verbeteren door een zulkdanig klassement dat iedere parketmedewerker snel het antwoord op zijn vragen kan terugvinden;
  • het beheer van de inkomende informatie decentraliseren naar domeinverantwoordelijken, die ook voor de vertaling ervan naar de praktijk toe instaan;
  • de individuele communicatievaardigheid van alle parketmedewerkers verbeteren, gebaseerd op een waarden- en normenkader, dat functioneel is voor iedere menselijke communicatie;
  • het realiseren, naast het bestaande structurele overleg, van een functioneel overleg, d.w.z. een overleg tussen alle rechtstreeks bij een bepaald werkdomein betrokken partijen in functie van de problemen eigen aan dat werkdomein;
  • het optimaliseren van de bestaande verticale communicatiestructuur door de bevoegdheden, grenzen en werkingsmodaliteiten ervan nader te omschrijven.

 

8.         Verbeterprojecten

 

Na verdere analyse werd in 2008 geopteerd om rond vier van de voorvermelde tactische doelstellingen de hierna volgende verbeterprojecten op te starten:

 

  • project 1: actuele informatie met een beperkte geldingsduur aan iedereen ter beschikking te stellen via OMPTranet (d.i. de interne website van het Openbaar Ministerie).  Dit verbeterproject werd inmiddels gerealiseerd.
  • project 2: het tot stand brengen van de noodzakelijke vormen van functioneel overleg met opwaardering van de afdelings- en bureelvergaderingen.  Dit verbeterproject werd inmiddels uitgewerkt en is reeds deels geÔmplementeerd.
  • project 3: informatiebeheer en kennisbeheer optimaliseren door het creŽren van een kennisdatabank.  Dit verbeterproject maakt het voorwerp uit van Prioriteit 7: “Het kennisbeheer binnen de organisatie veilig stellen” van het parketbeleidsplan van Mechelen.    
  • project 4: het uitschrijven van een waarden- en normenkader over de onderlinge persoonsgerichte communicatie, de handhaving ervan veilig stellen en het versterken van de teamgeest binnen de parketorganisatie.  Dit verbeteringsproject maakt het voorwerp uit van Prioriteit 8 “Het IKZ-project rond verbetering van de interne communicatie voortzetten” van het parketbeleidsplan van Mechelen.

 




[1]  BOUCKAERT, G. en THIJS, N., Kwaliteit in de overheid.  Een handboek voor kwaliteitsmanagement in de publieke sector op basis van een internationaal comperatieve studie, Gent, Academia Press, 203 72.